「毎月このExcelに手入力して、担当者が変わるたびにやり方を教え直す」——士業事務所や不動産管理会社からよく伺うお悩みです。実は、自動車整備業界向けに構築してきた「期限管理の自動化」の考え方は、業種を問わずそのまま応用できます。今回は、その具体的な考え方をご紹介します。
契約更新日、書類提出期限、点検・更新のタイミング——こうした「日付を起点に管理する業務」は、士業・不動産管理・整備業などジャンルを問わず数多くの業種に存在します。
Excelでの管理は始めやすい反面、次のような問題が積み重なっていきます。
大規模なシステムを新しく導入するのではなく、日頃お使いのGoogleスプレッドシートやGmail、Googleカレンダーを土台にして自動化する方法です。ゼロから作り直す必要がないため、低コスト・短期間で導入できるのが特長です。
機能を詰め込みすぎず、「今の業務フローに馴染む」形で無理なく導入できることを大切にしています。使う人が迷わず扱えることが、定着への一番の近道だと考えているためです。
まずは現状の業務フローを丁寧にヒアリングするところから始めます。「どこに時間がかかっているか」「何が属人化してしまっているか」を一緒に洗い出し、コストと効果のバランスが良い部分から段階的にご提案します。オンラインでのご相談にも対応していますので、遠方の方もお気軽にご相談いただけます。